天天观速讯丨线上、线下灵活存管分贝通电子档案功能正式上线

纸质会计档案管理成本高？

来回翻找档案调取效率低？

相关凭证难查找？

(资料图)

操作难留痕、安全隐患大？

在财政部正式发布“关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知”后，电子档案的推行大大促进企业对会计档案的规范化和使用率。电子档案带来的文档一体化管理、数据处理成本降低、信息共享、集中管理和数据安全性等优势，显著升级财务的会计档案保管问题。

随着分贝通在费控报销业务功能上的持续深化，电子档案功能正式上线，全面实现电子档案的一体化、线上化和无纸化管理，让财务告别线下繁琐的会计档案保管。

01低成本电子档案高效率

“会计档案的留存也是一笔不小的成本”，据某生物医药企业的财务统计，公司各纸质凭证的打印耗费大量纸张，而会计凭证的保存需要固定的档案室、档案柜和档案盒，再加上会计档案保管期限长，在10-30年不等，存储空间需求也很高。这些费用实际上也占到了几十万的年度消耗。“纸质凭证的整理装订和归档借阅同时耗费财务和员工们的时间与精力，这也造成了人力成本的浪费。”

随着分贝通电子档案功能的上线，会计凭证的存储问题就得到了很好的解决。例如，该企业过去需要经过多手、复杂的归档工作均全部交由系统化线上完成，分贝通支持的系统对接凭证导入，能够同时将业务系统、财务系统中的凭证直接同步到分贝通管理系统的电子档案中进行归档。

而为了保证最大化的灵活性，分贝通电子档案还配置了可编辑档案信息，满足档案信息调整的情况，更灵活更适用。

同时，利用电子档案还可以将同事项的凭证建立关联关系，在查阅时，只需要输入凭证号即可找到关联凭证。例如，财务在搜寻某对公付款的合同资料时，同步关联的付款申请单、付款凭证等将同步显示。为了进一步提升体验，分贝通电子档案还将进一步升级关联规则的自定义功能，实现管理员可以配置根据某特定条件，例如员工姓名等，实现凭证关联的功能。

02易调取档案线上、线下一体化

尽管相关规定已经明确了电子档案的有效性，但企业在具体工作中，依然保留线下归档保存的方式。对此，分贝通电子档案也为对应场景配置线上、线下联动的电子档案管理方式。

即当电子档案进行线上归档时，可同步生成具有行、列信息的线下档案柜、档案盒的专属二维码，打印后贴到对应档案盒即可。这样即实现了完美的线上、线下的档案对应，也更方便了财务人员调取。

据新零售一家资深财务人员表示，电子档案最核心的功能就是解决了档案的调取便捷性问题。在过去，想要找到所需的电子凭证需要来回翻找，耗费的时间较长。而通过线上、线下的联动记录，只需要在线检索就能够快速定位纸质原始凭证。

例如，由于该公司是上市企业，全年需要应对各项审计。而由于整体的电子化还在发展过程中，部分审计依然要求原始纸质凭证，财务每隔一段时间就得翻找纸质凭证，着实耗神耗力。而电子档案线上下线联动后，查找问题也引刃而解。

若员工有特殊需求需要进行档案借阅，也只需在分贝通发起「电子档案借阅申请单」，填写完对应档案信息并审核通过后，该档案将自动发送至员工邮箱。

这样一来，不仅为档案的借阅、调阅进一步的规范化，也很好的将查阅、借阅和调阅的人员和信息进行记录下来，管理更有抓手。

03设权限保障数据安全性

会计档案的数据安全性同样是财务部的重要考虑之一。为了保证档案的安全性，公司会配备专门的会计档案室且安排负责人收管钥匙。该方式下，临时的借阅和翻找很难做到有效的记录。

而通过电子档案，能够既机动灵活的调用又保障数据的安全性。在系统中，所有的调用和查看数据将自动留存，对档案的调阅情况一目了然。

通过对不同类型员工进行不同权限的配置，还能够将电子档案的使用人员管理分层化。例如针对员工只开通借阅权限，财务部开通借阅权限等，系统管理的方式也更加友好和便捷。

为了更好的保证数据的安全性，分贝通电子档案还有文档水印功能，即管理员可自动开关是否为借阅的文件打水印。水印模式打开后，文件将自动显示借阅员工名字+工号作为水印在档案文件上，预防文件溢出。